Geschreven door Jan Jaap Wuite: Een aantal jaren geleden werd de boekhouding nog in ordners of in schoenendozen naar de accountant gebracht, om de administratie te laten verwerken (boeken) voor het opstellen van de jaarrekening. Echter, had de klant geen inzicht en overzicht in zijn eigen administratie. Tegenwoordig maken wij gebruik van digitale administraties, dit heeft grote voordelen! De boekhoudsoftware is voortdurend in ontwikkeling en maakt het steeds gemakkelijker om zelfstandig de boekhouding te doen.

Binnen ons klantenbestand heeft ongeveer de helft van de ondernemers een vaste medewerker in dienst, die de administratie voert. Deze medewerker zorgt ervoor dat de administratie up-to-date is. De administratie wordt eens per jaar naar ons kantoor verstuurd, zodat wij de jaarrekening kunnen samenstellen. Tussentijds wordt nauwelijks gestuurd op de administratie.

Dit heeft een aantal gevolgen:

• Bepaalde kostenposten zoals afschrijvingen en lonen worden meestal pas bij het opstellen van de jaarrekening verwerkt. De ondernemer heeft dan pas een goed beeld van de werkelijke cijfers van zijn onderneming;
• Onjuistheden in het boeken worden pas aan het eind van het boekjaar zichtbaar;
• De cijfers worden lang niet optimaal gebruikt en er worden geen prognoses opgesteld.

Deze punten leiden allemaal tot een onjuist beeld van de administratie en met name punt twee leidt af en toe tot ergernis. De klant/administratief medewerker heeft het idee dat alles goed wordt geboekt, terwijl dit niet zo hoeft te zijn. Dit heeft als gevolg dat de ondernemer het hele jaar heeft gestuurd op onjuiste cijfers.

Wat gaan wij doen?

Ons doel is tweeledig. Ten eerste willen wij u helpen met het goed en juist boeken van de administratie. Ten tweede willen wij op basis van deze juiste administratie helpen met het opstellen van prognoses om zo doelen te stellen voor de toekomst. Daarnaast brengt een goede administratie efficiency-voordelen met zich mee, omdat de jaarcijfers sneller klaar kunnen zijn.

De afgelopen periode hebben wij alle klanten in beeld gebracht en de administraties beoordeeld. Hieruit zijn drie klant-categorieën naar voren gekomen.

Categorie 1: Klant scant alleen facturen en Harrier doet de rest.
Deze ondernemers voorzien wij periodiek van tussentijdse cijfers en eventuele prognoses (op aanvraag).

Categorie 2: Klant boekt zelf en denkt dit goed te doen, maar bij controle veel corrigeerwerkzaamheden.

Voor deze categorie hebben wij een nieuwe dienst ontwikkeld. Op basis van de huidige administratie stellen wij een plan van aanpak op, om de onjuistheden uit de administratie te krijgen. Dit doen wij door met de klant een afspraak in te plannen, waarbij de onjuistheden in de boekhouding worden aangekaart. Vervolgens zal onze collega laten zien wat u kunt doen om de administraties kloppend te maken. Na verloop van tijd zal het boekhouden sterk zijn verbeterd, waardoor de ondernemer een juist beeld heeft van de cijfers. Periodiek zullen wij blijven ondersteunen.

Categorie 3: De boekhouding is eigenlijk op orde, maar wordt nog niet gestuurd op cijfers.
Deze ondernemers willen wij helpen met het opstellen van prognoses om zo doelgericht te kunnen sturen op resultaat. Door meer financiële informatie te genereren zal de ondernemer worden uitgedaagd.

De eerste jaarcijfers van 2020 zijn inmiddels klaar en tijdens de bespreking van de jaarcijfers zullen wij ook deze nieuwe dienst met u bespreken. Het uiteindelijke doel is, u een actueel en kloppend beeld te geven van de financiële positie van uw onderneming.

Ons team staat voor u klaar om te ondersteunen met het verbeteren van uw administratie en het geven van inzicht in uw cijfers.

Maak een afspraak voor meer informatie!