10 tips voor het selecteren van financiële software
Hét boekhoudpakket voor het midden- en klein-bedrijf bestaat niet. De juiste keuze hangt af van de eisen die je aan de financiële software stelt. Daarnaast geldt doorgaans dat aan meer functionaliteit een hoger prijskaartje hangt. Wij geven je daarom 10 tips om te gebruiken voor het selecteren van het boekhoudpakket dat het beste bij je past.
Tip 1: automatische bankkoppeling
Met een automatische bankkoppeling is het niet nodig om bankmutaties te downloaden en daarna weer te importeren in de financiële software. Dit scheelt erg veel tijd en maakt het gemakkelijker om je financiële administratie altijd up-to-date te hebben.
Tip 2: autocoderen
Autocoderen zorgt er voor dat je jouw boekhoudsysteem slimmer kunt maken. Hierdoor kunnen herhalende boekingen door het systeem worden herkend en automatisch worden geboekt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Tip 3: facturatie
Als je kunt facturen vanuit het boekhoudsysteem, worden je verkoopfacturen ook gelijk boekhoudkundig verwerkt. Hiervoor is het wel nodig om jouw factuurlayout te kunnen opnemen en dat er een e-mail functionaliteit aanwezig is om de facturen te kunnen versturen. Naast het verzenden van een PDF-factuur is het pas echt compleet als er een UBL bestand van de factuur wordt aangemaakt. Hiermee kan jouw klant de factuur direct in zijn boekhoudpakket inlezen.
Tip 4: debiteurenbeheer
Nadat je jouw facturen hebt verstuurd wil je natuurlijk ook dat deze binnen de betaaltermijn worden betaald. Daarvoor is het handig dat je vanuit het boekhoudpakket betalingsherinneringen en aanmaningen kunt versturen. Hiermee houdt je grip op jouw debiteuren en leg je alle incasso-acties goed vast. Mocht het nodig zijn om een incasso-procedure op te starten dan heb je in ieder geval jouw dossiers op orde.
Tip 5: inlezen van facturen
Steeds vaker ontvang je jouw facturen digitaal en niet meer per post. Het is handig om deze digitale aanlevering om te zetten in automatische boekingen in jouw inkoopboek. Dit kan met een scan&herken oplossing of het inlezen van UBL-facturen of een koppeling met auto-invoice. Hierdoor bespaar je veel tijd en bereik je een betere en consistente vastlegging in jouw boekhouding.
Tip 6: in the cloud of niet
Veel software wordt tegenwoording beschikbaar gesteld als ‘software as a service’. Via internet wordt gebruik gemaakt van de functionaliteit van de software, maar het beheer en de data-opslag vindt plaats op een externe server. Het voordeel is dat updates automatisch worden doorgevoerd en dat de software vanaf elke werkplek bereikbaar is. De data-opslag vindt ook op een externe server plaats en dat wordt soms ook als een nadeel gezien.
Tip 7: apps
Als je meer verwacht van jouw financiële software dan alleen boekhouden, dan is de beschikbaarheid van apps belangrijk. Denk daarbij aan het registreren van uren en materiaalverbruik als basis voor jouw facturatie. Er zijn heel veel handige apps maar ze koppelen lang niet met alle boekhoudpakketten.
Tip 8: loonmutaties
Als je wilt weten hoe je er voor staat moeten natuurlijk wel alle mutaties zijn geboekt. Het loonjournaal is de bron voor de juiste verwerking van jouw personeelskosten. Een automatische koppeling met het pakket van de loonadministratie is hiervoor onontbeerlijk.
Tip 9: afschrijvingen
De afschrijvingen op de bedrijfsmiddelen zijn wel kosten maar geen uitgaven. Deze boekingen moeten worden berekend. Wil je dit eenvoudig kunnen toepassen, dan is Excel geen optie. Veel financiële software beschikt over een activamodule.
Tip 10: budget
Je wilt natuurlijk tussentijds weten hoe je er voor staat om te kunnen bijsturen. Meestal is het mogelijk om met dezelfde periode van vorig jaar te vergelijken. Maar soms is dit niet voldoende, bijvoorbeeld omdat jouw onderneming sterk groeit. Dan wil je kunnen vergelijken met jouw verwachting van de financiële resultaten in de vorm van een budget.
Gebruik deze top 10 om de beste keuze te maken voor de boekhoudsoftware die past bij jouw behoefte. Onze kennis van de meeste software-pakketten en jouw eisen en wensen zorgen voor een succesvolle pakketselectie.